Acabemos con las Reuniones!

Las reuniones son uno de los grandes ladrones del tiempo en las empresas. Nos toca viajar por distintos países de la región y siempre encontramos lo mismo.

Cuando en un taller de administración del tiempo les pides a los participantes que levante la mano aquel que quiera tener más reuniones durante el día, por supuesto nadie lo hace. Y cuando preguntas: ¿Quién cree que si tuviera menos reuniones sería más productivo? Todas las manos del salón se levantan.

La pregunta entonces es: ¿Quién las convoca? Y la respuesta es: los gerentes. ¿Realmente no se dan cuenta lo ineficientes que son? Tu personal aborrece las reuniones, pero no te lo dicen, y acuden a regañadientes.

Nosotros seguimos la línea de Scott Snair, Decano de Estudios Doctorales en la Universidad Henly Putnam; quien escribió un libro con un título muy sugerente: “Paren la reunión… ¡quiero salirme!” Nair, un especialista en reuniones demuestra lo inútiles que son, y la absurda creencia de que sirven para coordinar y alinear a los equipos.

La parte que más nos gusta del libro es cuando el autor pregunta: ¿te sientes solo?, ¿estás aburrido?, ¿no te gusta trabajar solo?, ¿odias tener que tomar decisiones?; entonces… ¡convoca a una reunión!!!

Así vas a poder estar con otras personas, dibujar flujogramas, formar comités, hacer recomendaciones sin importancia, y ratificar que tú estás al mando. ¡Reuniones!!! La alternativa práctica a tener que trabajar.

Cuántas veces te has preguntado, ¿qué hago yo en esta reunión? ¿Por qué no está fulano o sultana que son los que deberían escuchar esto? ¿A qué hora terminan para irme a trabajar? Y cuando acaba la reunión, ¿qué hacemos? Volver a la oficina para terminar los pendientes, llamar clientes, revisar informes, etc. Es decir, hacemos un inmediato switch hacia aquello que es realmente importante.

Encima, hoy en día la gente entra a las reuniones con laptops y celulares. ¿Realmente alguien cree que están prestando atención a lo que se dice? ¿Nos estamos yendo al extremo no? Pero es mejor, de esa manera la Ley del Péndulo los llevará a un punto medio. Si realmente quieres convocar a una reunión, recuerda que estás obligado a enviar una agenda, y antes de convocarla piensa en las 5ps:

• Propósito: ¿Para qué la estas convocando? – Lluvia de ideas, presentación de información, etc.
• Personas: Piensa bien en quiénes deben asistir para que la reunión sea productiva. Mientras menos personas mejor. Recuerda a Steve Jobs, no más de 4 personas.
• Producto: Si esperas un producto, indícalo.
• Proceso: Nunca se convocan el mismo día, le estás malogrando la agenda a todos los demás. No laptops, no celulares, tiempo de intervenciones, seguimiento, etc.
• Puntualidad: Incorpora una cultura de puntualidad, el que llega tarde no entra, o paga multa.

Espero haberte convencido de dejar de convocarlas, o por lo menos reducirlas al mínimo, tu equipo te lo va a agradecer. Ah, y no sería una mala idea enviarle este mail a la alta dirección.

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Eduardo Moane

Director Ejecutivo en Cambridge International Consulting

Abogado egresado de la Facultad de Derecho de la Pontificia Universidad Católica del Perú, y Master en Transacciones Internacionales en la Southern Methodist University. Ha seguido estudios de especialización en mecanismos alternativos para la solución de conflictos en el Programa de Negociación de la Universidad de Harvard, en Roma, y en diversas entidades de los Estados Unidos.

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