Plan de Continuidad del Negocio
Lo que todos estamos experimentando con la pandemia del Corona Virus es un evento que va a cambiar nuestras vidas. Pero además de las enseñanzas personales que nos deje luego de terminar la cuarentena, es oportuno que pensemos seriamente en el futuro de nuestros negocios, y en el nuevo marco de la oferta y demanda que va a plantear esta crisis.
Un informe elaborado por la Unidad Económica del Diario El Comercio indica que cada día de paralización el país deja de producir S/. 1,072 millones de soles, señalando que el 55% de la actividad económica está paralizada. Y el ex ministro de Economía Alfredo Thorne ha dicho que el CV tendrá un efecto “monstruoso” en nuestra economía.
Pero no solo hay que pensar en el costo que está teniendo esta pandemia, sino en el efecto futuro que va a tener en el mundo entero, y en nuestras empresas, por lo que es importante que todos empecemos a pensar en cómo va a continuar nuestro negocio, ya que cuando volvamos a salir de nuestras casas, el mundo no va a ser el que teníamos antes de iniciar esta cuarentena. La pregunta es ¿qué estrategias vamos a tener que implementar para proteger a nuestros colaboradores, la reputación de la empresa, la producción, el cumplimiento de plazos por compromisos asumidos, la satisfacción del cliente, y la prevención de pérdidas?
En las grandes corporaciones existe un cargo denominado Business Continuity Planning Manager (BCPM), que es la persona encargada de diseñar y socializar un plan para mantener a la compañía funcionando luego de un evento disruptivo como el que estamos viviendo. No tengan duda de que en estas corporaciones el plan de continuidad ya se activó. Aun cuando hay autores que señalan que el plan de continuidad no sería tan efectivo en el caso de una pandemia como la que estamos viviendo, dado que la crisis económica generada ya es mundial.
Lamentablemente, la mayor parte de las empresas en nuestro país no cuentan con una persona encargada de esta función, ni tienen procedimientos establecidos para mitigar los riesgos de un evento disruptivo. Ya estamos tarde para elaborar procesos de prevención, por lo que estas empresas deberían abocarse a la tarea de implementar un plan de recuperación de las operaciones, y un probable rediseño del negocio considerando los cambios que se vienen en la economía mundial.
Creemos que las funciones de este cargo podrían ser asignadas lo antes posible a un equipo en el que estén representadas todas las áreas de la empresa, y que cuente con la total validación de la alta dirección (cheetah team – https://hbr.org/2001/02/cheetah-teams ). Este equipo tendrá la responsabilidad de analizar los distintos aspectos vinculados a la continuidad del negocio: personas, información, edificios, equipamiento, tecnologías, transporte, finanzas, proveedores, entre otros.
Se nos vienen a la mente algunos temas que deberían estar en nuestra agenda:
– Nuestros trabajadores: Identificar puestos clave, así como acciones que puedan mitigar el golpe al flujo de la empresa. Ya el Ministerio de Trabajo autorizó la modificación de turnos, vacaciones, licencia sin goce, o eventualmente reducción de sueldos por un tiempo limitado, etc.
– Posibles amenazas o cambios en el sector al que pertenecen
– De qué manera nos puede afectar la posible liquidez de algunos clientes
– Revisar el 80/20 de nuestra cartera para ver si quienes nos “movían la aguja” lo van a seguir haciendo
– Como nos va a afectar un nuevo marco de oferta y demanda
– Identificar los productos y servicios críticos
– Definir y proyectar con la mayor precisión posible el flujo de la compañía.
– Si es necesario, redefinir nuestro modelo de negocio.
– Establecer un programa lean, que nos permita continuar operando al máximo de la eficiencia, sin sacrificar calidad y servicio al cliente.
– Establecer una política de compras acorde con la nueva realidad de la economía.
– Identificar aquellos contratos con clientes y/o proveedores que deben ser renegociados dado que sus plazos de ejecución no se puedan cumplir; o debido a que las circunstancias han cambiado.
La Norma ISO 22301 proporciona principios y directrices para la gestión de riesgos, y su implementación tanto a nivel estratégico como operativo. En la web existe mucha información sobre los alcances y contenido de esta norma internacional.
Adicionalmente, la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias en Estados Unidos, conocida como FEMA, tiene en esta página web distintos documentos y formatos que pueden les pueden ser de utilidad: https://www.fema.gov/media-library/resources-documents/collections/357
La vida va a continuar, y sin duda vamos a salir de esta crisis, pero tenemos la responsabilidad de empezar a planificar el futuro de la empresa, por la seguridad de nuestras familias y la de nuestros trabajadores.
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